Tijdregistratie: Het Belang van Een Geautomatiseerd Systeem

Inleiding

Tijd is essentieel in elke organisatie. Het is een van de meest waardevolle activa en het beheren ervan kan het verschil maken in het succes van falen van een organisatie. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de tijd van medewerkers op de juiste manier wordt geregistreerd en beheerd. Bij het beheer van de tijd van het personeel komt kijken dat fouten en vertragingen tot gevolg hebben, wat kan leiden tot onnodige kosten en overmatig werk. Een ondertussen tijdregistratiesysteem kan deze problemen oplossen.

Wat is tijdregistratie?

Tijdregistratie is het verifiëren van het proces van het bijhouden van de tijd die wordt besteed aan verschillende genomen en activiteiten binnen een organisatie. Dit kan handmatig worden gedaan met spreadsheet, maar daarbij komt veel risico van foutieve invoer van fraude. Dit risico kan worden overschreden door te stappen naar een inclusief tijdregistratiesysteem.

Voordelen van een gebaseerd systeem

Realtime gegevens

Een van de belangrijkste voordelen van een betrouwbaar tijdregistratiesysteem is dat de real-time gegevens de tijd die een medewerker aan een taak besteedt, bieden. Dit is belangrijk in een snel veranderende zakelijke omgeving, vooral als het gaat om het optimaliseren van de productiviteit en de beheersing van de loonkosten.

Vermindert de kansen op fraude

Met een verouderd tijdregistratiesysteem wordt het moeilijk om fraude te kraken omdat de tijdregistratie wordt bevestigd aan een specifieke medewerker. Met de mogelijkheid om toegang te geven tot tijdregistratie alleen tot bevoegde personen, wordt het risico van bedrog voorkomen en kan er een eerlijke behandeling worden gegarandeerd.

Kostenbesparing

Een betrouwbaar tijdregistratiesysteem verminderde de kosten van administratief werk vertrouwd, waardoor er meer tijd overblijft voor productieve taken binnen de organisatie. Dit verlengt de organisatietijd en geld. Daarnaast kunnen de kosten voor overuren en conditie/voordeelregelingen ook worden beheerd door de nauwkeurige tijdsregistratie.

Productiviteitsverhoging

Een gelijktijdig tijdregistratiesysteem kan effectief bijdragen aan de vermindering van de vertraging en de tijd die nodig is voor administratief werk. Deze tijd kan worden besteed aan productieve activiteiten die het succes van de onderneming vergroten. Door deze uitkomst van de productiviteit kan de organisatie een positief effect hebben op de operationele kosten.

Verschillende methoden voor tijdregistratie

Er zijn veel verschillende methoden die worden gebruikt voor tijdregistratie in verschillende organisaties. Het is belangrijk om de methode te kiezen die het beste is bij de behoefte aan het verleden van de organisatie.

Handmatige invoer

Een van de meest gebruikelijke methoden voor tijdregistratie is het handmatig invoeren van gegevens in spreadsheets. Dit is misschien wel de minst geavanceerde methode, omdat er veel handwerk nodig is en gedeeltelijk meer fouten worden gemaakt. Daarnaast is de kans op fraude groter. Het gebrek aan automatisering veroorzaakt een verhoogde kans op foute informatie, onderschatting, vertragingen in de verwerking en veel administratief werk.

Kaartregistratie

Een andere methode die nog steeds veel wordt gebruikt, is de kaartregistratiemethode. Medewerkers registreren hun tijd door de kaart te stempelen bij binnenkomst en vertrek. Dit kan leiden tot fouten en is daardoor niet de beste keuze voor grotere organisaties.

Biometrische tijdregistratie

Een meer geavanceerde methode is biometrische tijdregistratie, waarbij de tijdregistratie wordt geverifieerd aan fysiologische gegevens van een medewerker zoals vingerafdruk of gezichtsherkenning. Deze optimale methode maakt de vroegtijdige en beperkte mogelijkheid tot ongegronde aanwezigheid en fraude.

Mobiele tijdregistratie

Een populaire methode van tijdregistratie door kleine bedrijven is het gebruik van mobiele tijdregistratie-apps. Medewerkers kunnen met behulp van hun mobiele telefoon direct hun tijd opnemen zonder te hoeven terugkeren naar de werkplek.

Conclusie

Een ondertussen tijdregistratiesysteem is niet alleen handig en ontwikkeld, maar ook kostenbesparend en productiviteitsstimulerend. Het biedt real-time gegevens, de mogelijkheid tot fraude is verdwenen, de productiviteit is toegenomen en de tijd op administratief werk dat kan worden samengevoegd in productieve activiteiten. Het kiezen van de juiste methode voor tijdregistratie, speelt dus een belangrijke rol bij het verbeteren van de activiteiten en het succes van elke organisatie.